Att tänka på när du beställer bilar till företaget

Ska du beställa bil? Undvik att beställa en bil i onödan och minimera internt arbete med fordon.

Vid nybeställning av bil finns ofta ett behov som rättfärdigar den beställningen. Men många gånger finns det inom organisationen lediga bilar som kan omplaceras omgående. Enligt vår erfarenhet kan 5–10% av företagets samtliga fordon omplaceras omgående, vilket innebär kortare ledtider och större resursnyttjande istället för att nya fordon beställs i onödan.

Viktiga faktorer för att identifiera fordon med låg nyttjandegrad i en organisation är:

  • Det finns en intern process för hur fordon som är lediga kan omplaceras, om det saknas blir det manuella arbetet för omfattande för att kunna fungera.
  • Det finns någon form av intern marknadsplats som koordinerar fordon som är lediga.
  • Informationen om fordonen på den interna marknadsplatsen är så detaljerad som möjligt. På så sätt kan andra delar av organisationen avgöra vilka fordon som kan nyttjas inom deras del av verksamheten.

Vilka bilar kan då omplaceras?

Det är oftast enklast att omplacera verksamhetsbilar, som fungerar i verksamheten på ett likartat sätt.

En tjänstebil kan även omplaceras, men här är det enklare om man som företag har en homogen bilpolicy där en eller ett fåtal modeller beställs för samtliga förare. Är valfriheten för stor ökar sannolikheten att den nya föraren vill ha en mer anpassad bil och helst inte vill ha den bil som är ledig. Även om många företag kravställer att lediga bilar skall tas över av ny förare, kan diskussioner och missnöje uppstå då man som förare helst vill beställa en annan bil inom företagets bilpolicy. En bred bilpolicy innebär dessutom att föraren har stor valfrihet och ofta lägger ned mycket tid på val av sitt fordon.

Det finns alltså många anledningar till varför man bör ha så likartade fordon som möjligt inom företaget.

Utöver bättre villkor och möjlighet att identifiera kostnader och hitta en bil med låg totalkostnad (TCO), förenklar en homogen bilpolicy alltså möjligheten att omplacera fordon, oavsett vilken typ av fordon det är.