Arbeta mer effektivt med rutinuppgifter — få mer tid att arbeta proaktivt med fordonsflottan

Arbetar du idag i en organisation med många fordon och har ansvaret för dessa på heltid? Eller arbetar du i huvudsak med annat och har fordonsflottan som ett av många ansvarsområden? Oavsett om du arbetar heltid eller deltid ser vi att många ofta fastnar i moment som kräver manuell handpåläggning och tar längre tid än förväntat. Detta gör att det dagliga rutinarbetet tar upp all tid, medan det proaktiva arbetet med fordonsflottan får vänta, eller aldrig blir av.

Här följer några tips för att minska arbetet med rutinuppgifter och frigöra tid till viktigare saker:

  • Ha en aktiv dialog med dina leverantörer. Ofta finns det moment som du kan lägga över på leverantörerna utan att du medveten om det. Till exempel

    • Larmlistor över viktiga händelser
    • Kostnader som avviker
    • Organiserade däckskiften
    • Support till förarna i skadeärenden
    • Effektivare beställnings och/eller avslutsprocess
  • Det kommer fortfarande en hel del viktig information fysiskt via brev. Den informationen ska sedan vidare till förarna eller någon annan inom organisationen. Ta reda på vad som går att skicka ut digitalt—kanske till och med utan din egen inblandning.
  • För bilansvarig som fortfarande arbetar med pärmar och fysiska dokument finns idag system som kan lagra dessa elektroniskt. Se över vilka lösningar som finns och vad passar era processer.
  • Många viktiga bildokument måste idag signeras fysiskt. Även här finns dock program för elektronisk signering och lagring, som kan spara mycket tid.

Gå igenom hur din vardag ser ut och fråga dina samarbetspartners hur ni kan effektivisera samarbetet. Med effektivare rutiner och bättre systemlösningar kan fordonsansvarigs arbetstid med återkommande moment ofta halveras, vilket frigör mycket tid för mer proaktivt arbete med fordonsparken. Då kan du t.ex. arbeta med att identifiera och förstå hur era fordon nyttjas samt vilka behovs som finns och vad era fordon kostar. Detta kan i sin tur innebära betydande besparingar och effektiviseringar för hela bolaget.

När för mycket tid läggs på rutinuppgifter hinner man inte arbeta proaktiv med fordonsparken, och riskerar att betala onödigt mycket för sin bilflotta. Om man istället kan automatisera och delegera de manuella arbetsuppgifterna frigörs mer tid till proaktivt arbete, vilket kan leda till betydande besparingar.

För tips på hur du arbetar proaktivt med din fordonspark, se våra tidigare artiklar: